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新动力小编认为,凡事预则立,不预则废,短暂的三两天展会,需要前后要做的工作有很多,所以说,功夫在会外,只有把充分准备,严密执行、高效跟进这三部曲都唱好了,展会才能取得良好的成效和结果。
在参展商公司内部,展前需要各部门协调配合,充分做好参展的准备。
1、销售部:事先通知客户,展会前二十天开始邮寄邀请函,请柬。在展会开幕前一到两周开始对客户进行跟踪,以短信方式的方式发送邀请,体现出了对客户的重视;在和老客户沟通时可以让他,她带上他准备入,转行的朋友一起来。对往届的观展客户做个统计,对那些没有成我们的采购商但有实力的客户也一定要邀请他们来看,向他们传达我公司新的产品资讯,在他们没能成为我公司的客户之前每一次都要请,这样的客户拉到一个相当于十个散户,也便于管理。对那些先到展馆观展的客户,以电话加短信的方式通知他们我们将设专车接他们参观、安排食宿并在第二天送他们到展馆。免除他们的奔波之苦,更显我们的诚意。
2、策划部:同期配合销售部在网上滚动发布公司参展及邀请信息,对没有请柬的潜在客户,告诉他们,我们会在展会门口接他们进来。吸引更多潜在客户的注意。网络发布信息的渠道有:公司网站、众多免费平台、博客、社区论坛、Q等,尽可能多的发出我们的信息。此外,将有关本公司的广告提交给主办方在展会导刊上刊登。尽可能的邀请相关媒体来本公司展位观展、借力扩大影响。在展场入口处放置醒目的广告牌,吸引更多的观众到公司展位参观和洽谈。还可以做的是,配合营销部、市场部编写短小精悍的短信邀请函,如:您好!感谢您对X品牌事业的持续关注和大力支持!本公司于X月X余年X日参展X展会,此次参展面积将达到X余平米,展台分为国际标准摊位和特装,特装大部分是单体公司的独立整体大面积展位。对于特装客户而,选择特装这样的搭建方式就已经充分得展示了公司的实力。以及对于本次展会的参展目的明确和实现交易量的"野心"。
对于标准展位的客户而言,或许更多的是想要了解这个市场而通过各种展览组织机构去参加展览,以一个整体的展团的形式出现。对于组团参展的客户而言,对于展会搭建了解的并不多,单独与搭建公司的沟通更是甚少,那么怎么在展商、组团单位以及搭建商三者之间创造约定俗成般的默契,确保让展会更加顺利得进行呢?
首先,从展商入手,对于特装客户而言,中间没有组团单位,便于和搭建商直接沟通。一、就是要选择搭建商,必须是有资质、有实力、有信誉的搭建商更加能够保证"有求必应"满足你对于搭建的所有要求。而特装较普通摊位而言更具有独特性和可塑性、可往多元化发展,因此展商对搭建有什么疑问以及要求,大到整体构造,小到细节材质都应该形成做好良好的沟通,让搭建商充分了解到展商的需求,双方面保证了搭建工程的双赢。
接着就是选择合适的展示手段,国际标准摊位在整体结构上有局限性,但是在展台的布置方面下功夫一样可以达到不一样的效果,如何在这个环节取胜?应该明确展品的数量,明确何种展品成列方法,根据展品的不同选择灵活的处理方式,选择合适的展具来设计一个完美的展示格局。
一般而言,搭建商都会在展前给展商提供展具清单。因此最好提前租赁,避免现场再行租赁,大型展会客户较多,许多客户都无法避免现场所存在的各种问题,如果搭建人员没有办法给展商第一时间提供展具,将会给展会造成严重的影响。现场租赁的弊端在于价格高于提前租赁20%、不可预知的供不应求、不具备选择的多样化。如果展商展示方式为广告品展示为主,则务必在展前了解整个标展的结构、展板的尺寸等相关问题,以便于提前做好准备。
其次,就是搭建商,搭建商在搭建工程中扮演者头部重要的角色,不论对于什么展商而言,首要的就是要在能力范围内满足客户所提出的需求,用最少的资金给展商以最完美的展示。那么在了解展商的需求方面,关键在于不可忽略了每一个标准摊位的展商,从展商名称、展商所需要的展具、展品所需要的成列方式、甚至于展商所展示的商品的重量,以及整个展会所需要的展具数量,小到一个钩子都需要全面的了解以备做好充分的准备。将所有将会出现的问题考虑在内,防患与未然。最大程度降低展商和自身的损失,顺利得完成布展。
总言而知,最短的木板在对最长的木板起着限制和制约作用,也决定了这个团队的战斗力。
