举办展会中，经常会用到电子邮件和网上报名。下面就来了解一下它们在展会中所起的作用。
举一个例子来说明：假设一个医生收到一封邀请他出席某医疗会议的电子邮件，他很容易就能将该邮件转发给其他20个同事。假设这20个同事中有3位准备出席，那就会在网上多预定3个房间。由此可见，电子邮件对展会组织者来说，可以将信息传达给潜在的出席者，增加市场分额，而所有这一切都是不需要什么成本的。
如今报名在很大程度上已经联机进行了。通过一个联机模块，出席者可以自己填写报名表和住宿要求，而不用打电话。这样，展会组织者不仅省去了许多工作，还能获得更加完整的出席者信息，把工作重点放在展会营销方面，减少浪费。他（她）能够更快地、以更低成本地、更有效地推广展会。展会组织者可以从其网上报名数据库中筛选出所需数据，提取有关出席者的具体信息，再针对这些出席者调整展会推广策略。展会组织者还可以研究报名数据库，从中得知谁被取消，谁去年报名而今年没有报名，等等。
有相当一部分出席者总是到临近展会的时候才决定所住的房间，这时，剩余的房间就来不及再租出去了。但如果利用电子邮件进行市场推广，你就可以在48个小时之内获得80%的回馈率。而采用传统的报纸和传单等促销形式，要等到6-8周后才能收到回馈。展会组织者越早知道出席者的意图，就能越快做出反应或在截止日期前减少剩余房间。通过包括住宿预定和报名的联机模块，展会组织者可以引导其潜在的出席者直接进入自己的旅店预定主页，从而增加他们在报名参加展会的同时预定自己旅店房间的的几率。
住宿预定和报名的联机模块还能够使展会组织者不用通过旅店就能随时掌握住宿预定信息，及时让出剩余房间，减少磨损费。
看展会，特别是看大型展会，可谓劳心又劳力。要想在有限的时间里获得更多的有效信息，就要在参观展览前做好以下功课：
尽快取得参展商的公布图，设定参观路线；
携带足够的名片，这样使你省去填表的麻烦。
穿上舒适的鞋子和衣物。在展览馆参观是很疲劳的，垫上鞋垫走路可以减轻足部的疲劳，令脚舒服些。在准备行李的时候，要预留空位，方便回程时有足够的地方容纳参展商的资料。带上一个轻便的旅行袋，塑料袋通常都是既不美观双不舒服的。甚至会割伤手。
提前预约机票和酒店，以便取得折扣优惠。
尽量选择靠近展会的酒店，这样可以节省往返时间和方便休息。
列出你准备参观的厂商清单，并将他们分成两部分，一个是“必须参观”的，另一个是“要参观”的。
确定你参观整个展览会要花费的时间，甚至停留每个摊位所要花费的时间。
明确你需要从参展商那里了解的信息，区别各个展商的不同之处，然后准备好到时提问的问题。
设计一个产品/服务信息收集表，以便准确的比较我不同参展商之间的异同。
预约想要约见的参展商。
计划好准备参加的研讨会或参观的产品陈列室。
事先做好登记并提前30分钟到场，避免排长队浪费时间。
直接告诉展商你的行程紧张，不希望浪费时间闲聊，希望可以单刀直入正题。寻找建立商业网络的机会。与业界人士交谈，在产品陈列室里向周围的人介绍自己，分发收集名片。
避开太拥挤的摊位，应在展会绳带前，参观人数不多的时候再折回拜访。
加上笔和便条，随时记下重要的信息，甚至可以用小型录音机作记录。
需休息一下，恢复精神，吸收新鲜空气，喝一些水（不要喝汽水和啤酒），防止虚脱。每一站都做好行程记录，每晚总结一下。想办法取得参展商不想回答的问题的答案。避免与不相关的厂商进行交流。
提前30分钟离场，避免等车的麻烦。对所收集的材料进行整理、归类、并作进一步联系。
跟进在展会上要求邮寄的印刷品和样品。
上述参观展会的准备和计划虽然简单，但却是事实证明行这有效、事半功倍的办法。只要注意到这些细节问题，便可达到预期的效果。
